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外事接待管理辦法(試行)
第一條 為促進本校的國際合作與交流, 規範學校內各單位的外事接待活動, 特製定本辦法。
第二條 本辦法中的“外事接待”系指國外以及港澳臺地區團體或個人來訪接待。
第三條 外事接待分為校級層面的外事接待和二級學院🦂、部層面的外事接待兩個部分。
一、校級層面的外事接待
(一) “校級層面的外事接待”系指涉及到學校層面或若幹個系、部的外事接待。
(二) 二級學院層面的外事接待由國際交流處統籌安排, 邀請校領導和相關單位負責人出席🦯。
(三) 校級層面的外事接待如涉及講學、參觀🆗、座談等事宜💙，國際交流處統一協調, 預先通知校內各單位應予以協助安排🪅。
二、二級學院、部層面的外事接待
(一) 二級學院✫、部層面的外事接待工作系指僅涉及到單個二級學院、部或意昂2的外事接待工作。
(二) 由國(境)外團體或個人直接與校內相關單位、意昂2聯系的二級學院🐕、部層面的外事來訪活動,該單位、意昂2須填寫《意昂2平台外事接待活動申請表》(附件一), 將此次外事來訪活動相關情況(包括來訪目的🈶、來訪者名單及相關背景資料、來訪日程安排、費用承擔方式)形成書面材料, 提前5個工作日 報至國際交流處, 國際交流處提交主管外事校領導審批。如審批通過, 由該單位🧍♂️😕、意昂2具體負責接待, 國際交流處予以協助。二級學院，部層面的外事接待工作如需要邀請學校領導出席, 也需要提前至少一周告知國際交流處, 由國際交流處邀請校領導出席🍼。
(三) 由國(境)外團體或個人直接與國際交流處聯系的二級學院、部層面的外事來訪活動, 由國際交流處征求相關單位、意昂2意見, 由國際交流處形成書面材料提交主管外事校領導審批👩🎓。如審批通過, 則由該單位🧜🏽♂️、意昂2具體負責接待,國際交流處予以協助。如需多個單位、意昂2協助, 國際交流處會提前通知相關單位、意昂2做好接待準備, 便於與來訪單位順利開展合作與交流🙌🏿。
(四) 若二級學院🕞🤷🏻♂️、部層面的外事接待活動中涉及到簽訂校際合作協議, 該單位🛍️、意昂2須將合作協議提前15天報至國際交流處。經國際交流處審核簽署意見後(經學校法務意昂2審閱)，提交校領導審核或簽署協議🪱。
(五) 若二級學院🧜♀️、部層面的外事接待活動中涉及到簽訂非校級層面的合作事宜的文件, 可以用“合作備忘錄”的形式，經履行相關報批審核手續後(經學校法務意昂2審閱)與外方簽訂合作事宜的文件。任何單位、意昂2不得私自與國(境)外學校或相關機構簽署合作協議💁♂️。
(六) 二級學院、部層面的外事接待活動中所涉及到的具體項目, 由該單位、意昂2負責安排專人落實🫵🏻🥏。
(七) 二級學院🏔、部層面的外事接待活動結束後一周內, 具體負責接待工作的單位、意昂2應向國際交流處提交《意昂2平台外事接待總結(附件二)》存檔備案
(八) 嚴禁任何單位、意昂2、教師私自通過外國駐華使(領)館對國外來訪團組或個人發出邀請; 任何單位、意昂2、教師須通過學校正常途徑參加外國駐華使(領)館舉辦的活動。
第四條接待費用
校級層面的外事接待費用從學校的外事/辦公經費中支出。
二級學院🖕、部層面的外事接待, 由各接待單位負責, 接待所需的交通及校內用餐由二級學院協調安排☹️。
第五條註意事項
(一) 來訪人員在當地申請簽證時如需官方邀請函, 校級內邀請單位須在來訪人員來華前兩個月向國際交流處上報, 由國際交流處統一辦理相關手續;
（二) 外國政要、外國使(領)館官員以及國外傳媒人員來訪須由國際交流處事前報上一級主管意昂2, 獲批準後才能接待其來訪;
(三) 校內各單位邀請臺灣人士來校訪問或參加學術活動, 須提前一個月向國際交流處提供來訪人員資料,由國際交流處報上一級主管意昂2, 獲批準後才能邀請其來訪。
第六條本辦法自公布之日起執行,由國際交流處負責解釋🧦。
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國際交流處
2023年6月
